Listy mailingowe - Wprowadzenie

Co to jest lista mailingowa?

Lista mailingowa to lista dystrybucyjna, dzięki której grupa subskrybentów automatycznie otrzymuje wszystkie wiadomości wysyłane na adres listy: każda wiadomość wysłana przez subskrybenta na adres listy jest dostarczana pozostałym subskrybentom. Subskrybenci listy mogą wysyłać wiadomości na jej adres, odpowiadać na wiadomości lub tylko je czytać.

Przypadki szczególne:

• Czasem osoby nie będące subskrybentami listy także mogą wysyłać na nią wiadomości. Aby jednak otrzymywać wiadomości z listy, trzeba być jej subskrybentem.
• Czasem nawet subskrybenci listy nie mogą wysyłać na nią wiadomości. Dotyczy to list dystrybucyjnych, które są używane jedynie do rozsyłania wiadomości pochodzących od konkretnych nadawców do większej grupy odbiorców.

Zastosowanie list mailingowych

Ludzie zapisują się na listy mailingowe, aby otrzymywać wiadomości związane z konkretnymi tematami i uczestniczyć w wymianie informacji. Oto kilka przykładów:

• lista mailingowa dla wszystkich pracowników firmy;
• lista mailingowa uczestników projektu;
• lista mailingowa studentów uczestniczących w danych zajęciach;
• lista mailingowa na temat nowości związanych z bezpieczeństwem w IT;
• lista mailingowa na temat wzajemnej pomocy w drobnych pracach domowych;
• lista mailingowa rodziny wspomagająca organizowanie dużych spotkań rodzinnych;
• i tak dalej!

Rodzaje list mailingowych:

W internecie istnieją tysiące list mailingowych różnego rodzaju: publiczne i prywatne, darmowe i płatne, z subskrypcją otwartą i warunkową, itd. Listy mogą mieć od kilku do kilku tysięcy uczestników.

W zależności od sposobu działania, listy mailingowe można podzielić na dwa rodzaje:

• Listy dystrybucyjne dostarczają wiadomości do subskrybentów, ale nie pozwalają im wysyłać wiadomości. Takie wiadomości to newslettery: magazyny w formie elektronicznej, różne usługi (horoskopy, raporty pogodowe, itp.), informacje o zmianach na stronach internetowych, itd. W przypadku takiej listy, wiadomości rozsyłane są przez konkretnych nadawców do większej grupy odbiorców.
• Listy dyskusyjne, gdzie wszyscy subskrybenci biorą udział w wymianie wiadomości. Takie listy mogą być moderowane lub nie:
  • W przypadku moderowanych list dyskusyjnych wiadomości są rozsyłane do subskrybentów po zaakceptowaniu przez moderatorów. Moderacja jest środkiem zapewniania jakości wiadomości: zabezpiecza przez rozsyłaniem wiadomości niezwiązanych z tematem listy, spamu, wiadomości z dużymi załącznikami, itp.
  • W przypadku niemoderowanej listy dyskusyjnej wiadomości są rozsyłane do wszystkich subskrybentów natychmiast po otrzymaniu ich przez serwer.

Funkcje

Jako subskrybent listy, możesz:

• wyszukiwać listy mailingowe związane z Twoimi zainteresowaniami albo konkretną sytuacją;
• zarządzać swoimi subskrypcjami:
  • subskrybować listy,
  • wypisywać się z list, które subskrybujesz,
  • zmieniać opcje subskrybenta dla poszczególnych list,
  • zmieniać ogólne preferencje, które dotyczą całego środowiska list mailingowych (nazwę, hasło, język interfejsu webowego, itp.);
• korzystać z list mailingowych:
  • przeglądać archiwa wiadomości list, których nie subskrybujesz, jeśli archiwa są publiczne i masz prawa do ich odczytu,
  • przeglądać archiwa list, które subskrybujesz,
  • przeszukiwać archiwa,
  • wysyłać wiadomości na listy, które subskrybujesz,
  • pobierać dokumenty z przestrzeni dokumentów współdzielonych,
  • dodawać dokumenty do przestrzeni dokumentów współdzielonych;
• zarządzać listami mailingowymi:
  • tworzyć nowe listy (ograniczony dostęp) - podlega autoryzacji,
  • konfigurować swoje listy,
  • zarządzać subskrypcjami,
  • zarządzać przestrzenią dokumentów współdzielonych,
  • moderować listy, których jesteś moderatorem.

Jak funkcjonuje usługa list mailingowych: role i odpowiedzialność

Z usługą list mailingowych związane są cztery typy ról:

• administrator;
• właściciel;
• moderator;
• subskrybent.

Jedna osoba może mieć przypisanych wiele ról (na przykład można być właścicielem i moderatorem listy, a także subskrybentem kilku innych).

Administratorzy

Administratorzy zajmują się zarządzaniem usługą list mailingowych. Ich obowiązki to:

• zarządzanie serwerem list mailingowych (wdrażanie, obsługa, itp.);
• określenie ogólnych zasad dla danej usługi list mailingowych:
  • kto może prosić o utworzenie nowej listy,
  • które opcje zarządzania listami będą dostępne (definicje scenariuszy),
  • co powinny zawierać domyślne pliki (stworzenie szablonów),
  • jak będzie wyglądać interfejs webowy;
• określenie sposobu używania usługi list mailingowych i udokumentowanie tych zasad przez stworzenie statutów na potrzeby subskrybentów, moderatorów i właścicieli;
• zatwierdzanie próśb o utworzenie listy;
• tymczasowe zastępowanie właścicieli list w razie potrzeby; z drugiej jednak strony, administratorzy nie powinni wykonywać obowiązków moderatorów.

Właściciele list i moderatorzy mogą zwrócić się do administratorów, gdy natrafiają na nieudokumentowane problemy i po wszelkie wskazówki. Aby ograniczyć ilość wiadomości wysyłanych do administratorów, subskrybenci powinni zwracać się z problemami raczej do właścicieli list.

Właściciele

Właściciel listy to jej twórca lub osoba, która poprosiła o utworzenie listy lub stała się za nią odpowiedzialna. Rola właściciela:

• określenie sposobu korzystania z listy;
• napisanie statutu listy przeznaczonego dla subskrybentów;
• wskazanie jednego lub kilku moderatorów;
• zarządzanie subskrypcjami;
• decyzja, czy udostępnić subskrybentom przestrzeń dokumentów współdzielonych;
• odpowiadanie na pytania subskrybentów i potencjalnych subskrybentów dotyczące listy;
• itd.

Lista może mieć kilku właścicieli. Jednak 'uprzywilejowany' profil zarezerwowany jest dla twórcy listy, inni właściciele mają profile 'zwykłe', z mniejszymi przywilejami.

Moderatorzy

Moderatorzy są wskazywani przez właściciela listy. Ich rolą jest kontrola wiadomości wysyłanych na listę: moderator po zapoznaniu się z wiadomością akceptuje ją lub odrzuca. Moderacja ma miejsce zanim wiadomość zostanie rozesłana do subskrybentów. Odrzucenie wiadomości z reguły skutkuje wysłaniem do nadawcy powiadomienia z wyjaśnieniem powodów odrzucenia.

Lista może mieć jednego lub kilku moderatorów; właściciel listy jest także moderatorem.

To dotyczy tylko moderowanych list.

System regulacyjny

Używając usługi list mailingowych należy przestrzegać pewnych reguł:

• In most mailing list services, subscribers receive a 'List subscribers charter' on subscription. Then they are obliged to respect all the rules contained in that charter.
• If available, list owners and moderators have to conform to the 'Owner and moderator charter'.
• The use of mailing lists naturally means respecting the rules of good practices as regards to email.

Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z rozdziałami opisującymi dobre praktyki dla subskrybentów i dobre praktyki dla właścicieli i moderatorów.

---